HO-REN-SO là một phương pháp giao tiếp quan trọng tại nơi làm việc của người Nhật. Horenso bao gồm ba hoạt động chính là Báo cáo, Liên lạc, Thảo luận. 3 bước áp dụng Horenso vào môi trường làm việc là đào tạo và hướng dẫn, ứng dụng, cải tiến và đánh giá.

Giao tiếp nơi làm việc luôn là một vấn đề khiến nhiều người cảm thấy khó khăn, bế tắc. Để giải quyết vấn đề này, hôm nay chúng ta sẽ khám phá một phương pháp giao tiếp thú vị trong môi trường làm việc - HO-REN-SO. Đây là một phương pháp giao tiếp quan trọng tại nơi làm việc của người Nhật. Vậy Ho-ren-so là gì? Hãy cùng tìm hiểu về các lợi ích và cách thực hiện Ho-ren-so thành công nhé!

Phương pháp Ho-ren-so là gì?

Đầu tiên, hãy hiểu rõ Ho-ren-so là gì. Ho-ren-so là viết tắt của ba từ: 

Ho: Báo cáo

Ren: Liên lạc

So: Thảo luận

Đây là một phương pháp giao tiếp được sử dụng rộng rãi trong môi trường làm việc, nhằm tạo sự liên kết, đồng thuận và tăng cường hiệu suất làm việc.

Ho-ren-so không chỉ là là phương thức quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp mà còn phản ánh văn hóa của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp ứng dụng Ho-ren-so thành công là một doanh nghiệp có dòng chảy thông tin, công việc trôi chảy, thống nhất và hiệu quả.

Lợi ích của Ho-ren-so trong môi trường làm việc là gì?

Tại sao chúng ta nên quan tâm đến Ho-ren-so? Có nhiều lợi ích mà phương pháp này mang lại:

1. Tăng hiệu suất làm việc: Ho-ren-so giúp tạo dòng thông tin chính xác và đầy đủ giữa các thành viên trong nhóm làm việc, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc tổng thể.

2. Xây dựng môi trường làm việc tích cực: Việc tạo ra một môi trường giao tiếp thoải mái, nơi mọi người có thể chia sẻ ý kiến và thảo luận một cách công bằng, minh bạch sẽ tạo ra động lực và văn hóa làm việc đội nhóm.

3. Nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên: Ho-ren-so giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp, báo cáo và xây dựng lòng tin trong nhóm làm việc, từ đó tạo ra một đội ngũ nhân viên chất lượng và gắn kết.

Các bước áp dụng Ho-ren-so vào tổ chức

1. Đào tạo và hướng dẫn: Đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều hiểu và biết cách thực hiện Ho-ren-so một cách chính xác. Tổ chức những buổi đào tạo, hướng dẫn cần thiết để phát triển kỹ năng giao tiếp và quản lý giao tiếp trong nhóm.

2. Ứng dụng Ho-ren-so vào các giai đoạn trong công việc: Áp dụng Ho-ren-so trong quá trình lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá công việc. Đảm bảo rằng mọi người đóng góp ý kiến, thảo luận và đạt được đồng thuận, nhất trí trong quá trình làm việc.

3. Đánh giá và cải tiến: Liên tục đánh giá hiệu quả của Ho-ren-so và cải tiến nếu cần thiết. Xem xét phản hồi từ các thành viên trong nhóm và điều chỉnh quy trình giao tiếp Ho-ren-so để đảm bảo sự liên tục cải thiện và hiệu quả tốt hơn.

Các lưu ý để áp dụng Ho-ren-so thành công

Về tổng quan, ta có 4 lưu ý cần nhớ khi áp dụng Ho-ren-so nếu không muốn phương pháp này chỉ được sử dụng như một yêu cầu của lãnh đạo, một công cụ rườm rà, phức tạp và sớm bị vứt bỏ. 

1. Nhất định phải báo cáo với người ra chỉ thị.

"Báo cáo và chỉ thị là một cặp đi liền”

Việc báo cáo là nghĩa vụ mà bạn cần thực hiện ngay khi nhận được chỉ thị. Bởi việc báo cáo nhanh chóng, hợp lý sẽ tạo ra niềm tin với người ra chỉ thị.

2. Liên lạc chính xác tới người liên quan

Nguyên tắc của việc liên lạc là không bỏ sót bất kỳ đối tượng nào liên quan.

Điều đó có nghĩa là thông tin phải được đưa tới "Đúng người, đúng nội dung, xác nhận đúng thời gian, địa điểm”.

Liên lạc sẽ được coi là thành công khi có sự phản hồi và xác nhận từ đối phương. Hãy nhớ, liên lạc là liên hệ và thông báo cho người đó biết chứ không phải chỉ là nói cho xong.

Đôi khi, anh/ chị bạn có thể nhắc nhớ nhiều lần nếu muốn mọi người nắm rõ được tính quan trọng của vấn đề.

3. Sử dụng phương thức liên lạc phù hợp với tình huống

Tùy vào từng quan điểm, tình huống ta cần lựa chọn phương pháp liên lạc phù hợp.

Ví dụ: Trong tình huống khẩn cấp, chúng ta nên lựa chọn phương pháp liên lạc nhanh chóng như gọi điện hoặc gặp mặt trực tiếp thay vì sử dụng những phương pháp giao tiếp có tính tương tác không cao như email, nhắn tin, …

Bên cạnh đó, khi lựa chọn phương pháp liên lạc anh/ chị cũng có thể sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau và không nhất thiết phải sử dụng 1 phương thức liên lạc duy nhất.

Ví dụ: Khi cần truyền tải thông tin cho nhiều người và ở xa thì có thể kết hợp hình thức văn bản và gửi email. Việc kết hợp hai hay nhiều hình thức liên lạc cùng một lúc có thể hạn chế tình huống người nhận bỏ sót thông tin và gia tăng tần suất xuất hiện của thông tin trước người nhận.

Tuy nhiên, việc kết hợp và lựa chọn phương pháp liên lạc cần linh hoạt và phù hợp với từng tình huống.

4. Trao đổi với người nắm giữ thông tin

Khi gặp vấn đề, bạn nên trao đổi với người nắm giữ thông tin để có thêm góc nhìn và tìm ra nguyên chính xác của vấn đề. Bởi việc thảo luận với một người không có thông tin gốc sẽ chỉ tốn thời gian của đôi bên mà vấn đề vẫn không được giải quyết tận gốc.

Vậy ai là người nắm giữ thông tin?

Người nắm giữ thông tin là người trực tiếp chịu trách nhiệm cho công việc, không phải người thứ 3, người được nghe kể lại sự việc.

Một lưu ý cần nhớ để việc thảo luận được hiệu quả là chúng ta cần sắp xếp nội dung trước khi bắt đầu trao đổi. 

Sau đó bạn nên gửi báo cáo và lời cảm ơn về kết quả thảo luận

Kết luận

Ho-ren-so là một phương pháp giao tiếp quan trọng trong môi trường làm việc, mang lại nhiều lợi ích cho công ty và đội ngũ nhân viên. Bằng cách hỗ trợ, liên kết và đạt được sự đồng thuận, chúng ta có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nâng cao hiệu suất làm việc và xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng. Hãy áp dụng Ho-ren-so vào công việc của bạn và trải nghiệm sự khác biệt mà nó mang lại!